Informativa privacy

La Merlo S.p.A. Sede legale Via Cantalupo in Sabina, 29   Roma   in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali (di seguito, “Titolare del trattamento”) ai sensi degli articoli 4, n. 7) e 24 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (di seguito, “Regolamento UE”) la informa ai sensi dell’art. 13 del Codice e del Regolamento UE di essere titolare di suoi dati personali e che procederà al relativo trattamento per le finalità e con le modalità più oltre indicate.

A. Finalità del trattamento dei dati personali.

A.1 Finalità pre-contrattuali e contrattuali

  • Fornire una proposta precontrattuale di servizi di organizzazione eventi, e servizi di comunicazione integrata ;
  • Obblighi derivanti dalla stipula del contratto di servizi di organizzazione eventi, e servizi di comunicazione integrata da voi sottoscritto
  • Comunicazioni su aggiornamenti di servizio, invio di comunicazioni, questionari di gradimento, note informative o elaborati connessi al contratto di servizi di organizzazione eventi, e servizi di comunicazione integrata da voi sottoscritto

A.2 Finalità di adempimento di obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o da normative UE.
I dati personali saranno trattati per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria e per finalità civilistiche, contabili e fiscali, in materia di lavoro, di previdenza ed assistenza sociale. 

I dati che saranno trattati per le finalità sopra esposte possono essere: dati personali di contatto del vostro personale, nome, data e luogo di nascita, dati personali di contatto, documenti comprovanti l’identità di terzi da voi comunicati al fine di organizzare l’evento quali ad esempio elenco dei partecipanti; Potremmo avere informazioni relative agli spostamenti dei partecipanti agli eventi nel caso in cui dovessimo gestire la loro logistica come ad esempio per prenotazioni alberghiere o emissione di titoli di viaggio. E’ anche possibile che Merlo  per la conclusione ed esecuzione del contratto, venga a conoscenza di taluni dati  appartenenti alle categorie particolari (a titolo semplificativo informazioni su eventuali disabilità di persone invitate agli eventi per i quali dovremmo predisporre misure logistiche particolari o soggetti con intolleranze alimentari), qualora idonei a rivelare informazioni sullo stato di salute. In quest’ultimo caso è importante che il Cliente prima di trasmetterci i dati  abbia acquisito specifico consenso da parte dell’interessato.

B. Comunicazione e diffusione dei dati personali per il perseguimento delle finalità del trattamento.
In tutti i casi sopra illustrati il Titolare Del Trattamento potrà comunicare i dati personali all’esterno a terzi a cui la comunicazione sia necessaria per l'adempimento delle obbligazioni derivanti dai contratti da lei sottoscritti, dalle richieste di preventivo da lei inoltrate e delle prescrizioni di legge (a titolo esemplificativo e non esaustivo: persone, società o studi professionali, che prestino attività di assistenza, consulenza o collaborazione in materia tecnica, di elaborazione dati,  contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria. Con riferimento all’art. 13, comma 1, lettera (e) del Regolamento UE, si procede alla indicazione dei soggetti o delle categorie di soggetti che possono venire a conoscenza dei dati personali dell’utente in qualità di responsabili o incaricati e si fornisce di seguito apposito elenco per categorie:

  • Personale del Titolare del trattamento, nominato e autorizzato al trattamento;
  • Soggetti terzi coinvolti dal Titolare del trattamento per l’organizzazione, l’esecuzione e la gestione amministrativa dei servizi da Lei richiesti (fornitori di servizi, allestitori, catering, strutture alberghiere, vettori di viaggio, agenzie di hostess, consulenti tecnici, consulenti informatici, legali, fiscali).
  • Enti e organi amministrativi pubblici per adempiere agli obblighi previsti dalla legge;

B1. Base giuridica , Obbligatorietà o facoltatività del consenso per il perseguimento delle finalità del trattamento dei dati personali.
La base giuridica che consente la liceità dei trattamenti sopra illustrati è relativa agli art. 6 par. 1  lett. b) ”il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso”, lett. c) “il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento” e lett. f) del Regolamento “il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi”.
Per le informazioni relative a disabilità o comunque relative allo stato di salute, è necessario che il Titolare del Trattamento abbia acquisito il relativo consenso da parte dell’interessato. Laddove l’interessato non intendesse conferire comunque i dati personali richiesti e necessari in base a quanto precede, la conseguenza potrebbe essere quella della impossibilità di fruire dei servizi erogati da Merlo S.p.A

C. Tempi di conservazione dei dati e altre informazioni.
I dati saranno conservati per i tempi che di seguito si specificano ai sensi dell’art. 13, comma 2, lettera (a) del Regolamento UE.
I dati personali raccolti per finalità pre-contrattuali saranno conservati per un tempo  pari a 3 mesi in caso di rifiuto o rinuncia della richiesta.
I dati personali raccolti per finalità contrattuali su saranno conservati per un tempo  pari a 6 mesi successivi alla scadenza degli impegni contrattuali. I dati personali delle persone che partecipano ad un evento saranno conservate per un massimo di 30 giorni successivi alla data di conclusione dell’evento. Nel caso di eventi negativi (ossia incidenti, morosità, gravi inadempimenti, sofferenze) saranno conservati per 36 mesi. Restano inoltre fermi i termini quinquennali o decennali di conservazione dei soli documenti e relativi dati di natura civilistica, contabile  e fiscale come previsti dalle leggi in vigore. Ai sensi dell’art. 13, comma 1, lettera (f) del Regolamento UE, si informa che, in alcune circostanze, i dati raccolti potranno essere trasferiti a un paese terzo o a un'organizzazione internazionale all’interno della Unione Europea per l’espletamento delle finalità illustrate precedentemente. I Dati raccolti non sono sottoposti a processi di trattamento automatizzato.

D. Titolare del trattamento.
Gli estremi identificativi del Titolare del trattamento sono i seguenti:
Merlo S.p.A. Via Cantalupo in Sabina, 29   Roma   Email: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.%20">Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.      
L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento e delle persone autorizzate è reperibile presso la sede indicata.

E. Esercizio dei diritti da parte dell’interessato. 
Ai sensi degli articoli 13, comma 2, lettere (b) e (d), 15, 18, 19 e 21 del Regolamento UE, si informa l’interessato che:
a) egli ha il diritto di chiedere al Titolare del trattamento l'accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati; Per esercitare i suddetti diritti sarà sufficiente inviare una mail a  Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo."> Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.    esplicitando la richiesta.
b) egli ha il diritto di proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità su www.garanteprivacy.it;
c) Per i dati particolari conferiti a Merlo S.p.A (informazioni relative a disabilità o comunque relative allo stato di salute, e informazioni relative all’iscrizione a organizzazioni sindacali, o relative all’orientamento religioso) per i quali è stato sottoscritto un consenso al trattamento vi informiamo che è possibile revocare in qualunque momento il suddetto consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca;
d) le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate su richiesta dell’interessato - salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – saranno comunicate da Merlo S.p.A a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali. Il Titolare del trattamento potrà comunicare all'interessato tali destinatari qualora l'interessato lo richieda.  L’esercizio dei diritti non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito.